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Estratégias para tornar sua gestão do tempo totalmente eficaz

Síndicos que sabem como administrar o tempo exercem seu trabalho com eficiência

 

Trabalhar, cuidar dos negócios pessoais e ainda administrar as demandas de um condomínio são tarefas árduas. Algumas vezes, parece que as 24 horas do dia são insuficientes para dar conta de tantos compromissos. Saber lidar com o tempo não é um problema somente da nossa era. Ao longo dos séculos, diversos filósofos refletiram sobre o tempo, mas Virgílio, um poeta romano do século I a.C., foi quem deixou uma boa definição sobre a angústia gerada pela passagem incessante do tempo: Sed fugit interea fugit irreparabile tempus (Mas ele foge, irreversivelmente o tempo foge).

No entanto, há uma solução para todo esse estresse: a gestão de tempo. Esse é um processo que auxilia a organizar como o tempo deve ser dividido entre todas as atividades do cotidiano. A gestão de tempo auxilia a mensurar com mais clareza a quantidade de horas que é despendida para cada tarefa. Afinal, finalizar os trabalhos com eficácia é bem melhor do que estar sempre ocupado com várias atividades, ao mesmo tempo, sem conseguir terminar nenhuma delas.

Gerenciar adequadamente o tempo é algo que transforma a rotina de todo síndico. O gerenciamento ensina a utilizar o tempo de forma correta, sendo possível fazer mais atividades, com mais qualidade e em menos horas. Na prática, isso significa que haverá tempo para resolver as questões administrativas do condomínio, da sua vida pessoal e ainda sobrará tempo para momentos de lazer com a família.

Para facilitar a administração do seu condomínio, elaboramos 5 dicas preciosas de gestão de tempo. Procure colocá-las em prática e observe como sua rotina será transformada. Vale lembrar que o planejamento da administração de um condomínio deve ser feito sempre a curto, médio e longo prazo, ou seja, saiba priorizar atividades. Para isso, busque sempre auxílio na equipe de conselheiros.

 

1 – Agende as tarefas

 

A velha e boa agenda deve estar sempre por perto para ajudar a lembrar de todos os compromissos e para manter tudo organizado. Em um mundo digital, não é necessário usar papel e caneta. Todos os smartphones já disponibilizam agendas em seus sistemas. Para que tudo fique bem organizado, defina uma rotina de execução ou fluxo de tarefas, seja ele diário, seja semanal. Importante: organize as tarefas de forma que seja possível fazer tudo no tempo certo. Sempre que for necessário, delegue as tarefas do condomínio para o conselho administrativo, afinal o conselho serve para ajudar o síndico.

 

2 – Saiba separar o que é urgente do que é importante

 

A separação de tarefas entre urgentes e importantes é algo muito utilizado por profissionais de sucesso no mundo dos negócios e pode ser aplicada na rotina de um condomínio. O livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, escrito por Stephen R. Covey, traz boas definições que auxiliam nessa separação diária de tarefas. Para a vida em condomínios, é possível utilizar duas dessas separações de tarefas.

Importantes: são tarefas que exigem planejamento e mais tempo para execução. Devem ser pensadas e planejadas com antecedência.

Urgentes: atividades que exigem nossa atenção imediata. É “agora”! As coisas urgentes se impõem a nós.

Analise sua rotina atual e faça essa separação. Se necessário, mude aquela rotina que sempre foi feita do mesmo jeito. Sempre que surgir uma nova tarefa, pense nessas definições e veja em qual ela se encaixa. O mais importante nessa organização vem a seguir.

 

3- Fuja da procrastinação

 

Popularmente chamado de “empurrar com a barriga” ou “deixar para depois”, a procrastinação é um veneno letal para quem deseja ter sucesso. Em um condomínio, a procrastinação pode custar a boa fama de um síndico. Em uma empresa, a procrastinação pode levar a perca de clientes e de renda. Se for necessário deixar algo para “fazer depois”, tenha absoluta certeza de que o adiamento da atividade não trará consequências. Observe novamente as definições de urgente e importante para decidir com mais clareza e sabedoria. Para não procrastinar, seja fiel à agenda e à delegação de tarefas.

 

4 – Defina prazos

 

É preciso saber que tudo tem um tempo certo para acontecer. Da mesma forma que há um tempo para plantar e outro para colher, há um tempo para começar e, principalmente, para terminar as atividades que foram propostas. Definir um deadline significa exatamente isso, definir um prazo final.

Infelizmente, no poder público, é possível ver com frequência aquelas obras que parecem intermináveis. Você não quer fazer esse tipo de serviço em seu condomínio, não é? Por isso, definir um prazo é fundamental para qualquer atividade de governança.

 

5 – Evite fazer muitas coisas ao mesmo tempo

 

Às vezes, fazer muitas atividades ao mesmo tempo parece ser sinônimo de produtividade. No entanto, isso não é verdade. Para fazer algo bem feito, o ser humano precisa manter o foco e concentrar-se em uma coisa de cada vez. Não adianta querer ser multitarefas, isso não funciona. Como exemplificado no item 2, separe o que é importante do que é urgente e faça uma coisa de cada vez, sem atropelar. O importante é terminar tudo o que iniciou e no tempo certo.

 

Dica extra: Faça pausas

Síndicos não são máquinas. Quando estiver em meio a uma situação complicada, daquelas que se tem vontade de “chutar o balde” de tanto estresse, faça uma breve pausa. Ande um pouco, tome água ou um café. Isso não é procrastinar! Peça ajuda para resolver a situação e, com a mente mais fresca, novas ideias irão surgir para ajudar na solução do problema.

 

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